Le dossier de demande d'allocation personnalisée d'autonomie prévu à l'article L. 232-14 est délivré par les services du département ou, lorsque les conventions mentionnées aux deux premiers alinéas de l'article L. 232-13 le prévoient, par les organismes signataires de ces conventions.

Ce dossier est adressé au président du conseil départemental qui dispose d'un délai de dix jours pour en accuser réception. Cet accusé de réception mentionne la date d'enregistrement du dossier de demande complet. Pour les bénéficiaires hébergés dans les établissements mentionnés au troisième alinéa de l'article L. 232-14, la date d'enregistrement correspond à la date d'ouverture des droits. Pour les bénéficiaires résidant à leur domicile, la date d'enregistrement fait courir le délai de deux mois imparti au président du conseil départemental pour notifier sa décision, la date d'ouverture des droits de ces derniers s'entendant comme la date de la notification de cette décision.

Lorsqu'il constate que le dossier présenté est incomplet, le président du conseil départemental fait connaître au demandeur dans le délai de dix jours à compter de la réception de la demande le nombre et la nature des pièces justificatives manquantes.

Le modèle de dossier de demande d'allocation personnalisée d'autonomie, qui comprend des éléments déclaratifs relatifs aux revenus et au patrimoine ne figurant pas sur la déclaration destinée au calcul de l'impôt sur le revenu, et la liste des pièces justificatives, sont fixés en annexe 2-3.

Le modèle de dossier prévu à l'article R. 232-24 permet aux demandeurs de l'allocation de solliciter le bénéfice de la carte mobilité inclusion mentionnée à l'article L. 241-3.

Lorsqu'elle est versée directement à son bénéficiaire, l'allocation personnalisée d'autonomie est mandatée au plus tard le 10 du mois au titre duquel elle est versée.

Le premier versement intervient le mois qui suit celui de la décision d'attribution. Il comprend le versement de l'allocation personnalisée d'autonomie due à compter de la date d'ouverture des droits telle que définie à l'article R. 232-23.

L'allocation personnalisée d'autonomie n'est pas versée lorsque son montant mensuel après déduction de la participation financière de l'intéressé mentionnée à l'article L. 232-4 est inférieur ou égal à trois fois la valeur brute du salaire horaire minimum de croissance.

Tout paiement indu est récupéré par retenues sur le montant des allocations à échoir ou, si le bénéficiaire n'est plus éligible à l'allocation personnalisée d'autonomie, par remboursement du trop-perçu en un ou plusieurs versements. Les retenues ne peuvent excéder, par versement, 20 % du montant de l'allocation versée. Toutefois, les indus ne sont pas recouvrés lorsque leur montant total est inférieur ou égal au montant mentionné au premier alinéa.

Lorsque le bénéficiaire de l'allocation personnalisée d'autonomie est hospitalisé dans un établissement de santé pour recevoir des soins de courte durée, de suite et de réadaptation, le service de la prestation est maintenu pendant les trente premiers jours d'hospitalisation ; au-delà, le service de l'allocation est suspendu, sauf si le bénéficiaire est hospitalisé à domicile.

Le service de l'allocation est repris, sans nouvelle demande, à compter du premier jour du mois au cours duquel l'intéressé n'est plus hospitalisé dans un des établissements mentionnés au premier alinéa.

Les dépenses correspondant au règlement de frais prestations de répit ou de relais à domicile ou d'accueil temporaire, avec ou sans hébergement, dans des établissements autorisés à cet effet ou en accueil familial ainsi qu'aux dépenses d'aides techniques et d'adaptation du logement lorsque ces dernières concernent la résidence principale, peuvent, sur proposition de l'équipe médico-sociale, être versées, conformément à l'article L. 232-15 selon une périodicité autre que mensuelle.

Le montant minimum tenu mensuellement à la disposition des bénéficiaires en application de l'article L. 232-9 est fixé à un centième du montant annuel de l'allocation de solidarité aux personnes âgées mentionnée à l'article L. 815-1 du code de la sécurité sociale, arrondi à l'euro le plus proche.

Le montant mentionné au second alinéa de l'article L. 232-10 est égal au montant mensuel de l'allocation de solidarité aux personnes âgées mentionnée à l'article L. 815-1 du code de la sécurité sociale.

Un arrêté des ministres chargés des personnes âgées et des collectivités territoriales fixe la liste des données statistiques agrégées mentionnées à l'article L. 232-21-1 et relatives aux demandes, à leur instruction, aux décisions, aux recours, aux bénéficiaires, aux montants d'allocation personnalisée d'autonomie notifiés et versés, à la nature, au volume et au montant des aides financées par l'allocation, ainsi qu'aux modalités de versement de l'allocation, aux équipes médico-sociales mentionnées à l'article L. 232-3 et aux dispositifs conventionnels mentionnés à l'article L. 232-13.

Les données mentionnées au premier alinéa relatives à chaque trimestre sont transmises dans le mois qui suit par les présidents des conseils départementaux au ministre chargé des personnes âgées au moyen d'un questionnaire à saisir sur un site internet public mis à leur disposition par celui-ci.

Les résultats de l'exploitation des informations recueillies sont transmis aux conseils départementaux et font l'objet de publications régulières.

I. – Pour la mise en œuvre de l'article L. 232-21-2, les conseils départementaux transmettent au ministre chargé des personnes âgées les données individuelles relatives à l'instruction des demandes et aux bénéficiaires de l'allocation personnalisée d'autonomie et aux bénéficiaires de l'aide sociale à l'hébergement portant sur :

1° En ce qui concerne l'allocation personnalisée d'autonomie :

a) Les caractéristiques de la personne, et de son établissement si elle est hébergée en établissement ;

b) Les informations relatives à la première demande du bénéficiaire, à la décision d'attribution afférente, aux demandes ultérieures d'allocation ou de révision, ainsi qu'à la cessation du droit ;

c) Les informations relatives aux évaluations prévues à l'article L. 232-6 dont la personne a bénéficié depuis sa première demande, incluant son classement en groupe-iso-ressources au regard de la grille fixée à l'annexe 2-1 du présent code et la cotation des variables prévues par cette grille et de données recueillies dans le cadre de ces évaluations ;

d) La nature, le volume et les montants des aides prévues dans le plan d'aide notifié au bénéficiaire, ou attribuées le cas échéant à titre complémentaire au bénéficiaire par le conseil départemental ;

e) Les montants versés, les modalités de leur versement, les volumes correspondants, et la participation financière du bénéficiaire pour les différentes aides humaines, aides non humaines régulières ou ponctuelles, et aides pour le répit ou le relais des proches aidants ;

S'agissant des données relatives à l'instruction des demandes, seuls les éléments mentionnés aux a, b et c sont concernés ;

2° En ce qui concerne l'aide sociale à l'hébergement :

a) Les caractéristiques de la personne, et de son établissement ;

b) Les informations relatives à la première demande du bénéficiaire, à la décision d'attribution afférente, aux demandes et décisions ultérieures ainsi qu'à la cessation du droit ;

c) Les éléments pris en compte pour le calcul et les montants attribués, ainsi que le montant de la participation du bénéficiaire et de celle de ses obligés alimentaires aux frais d'hébergement en établissement ;

d) Les informations relatives à l'existence, à la nature et aux montants du recouvrement sur la succession, sur le légataire, sur le donataire ou sur le bénéficiaire d'un contrat d'assurance vie, dont a fait l'objet l'aide attribuée.

S'agissant des données relatives à l'instruction des demandes, seuls les éléments mentionnés aux a et b sont concernés.

II. – Au plus tard le 30 juin 2018 puis, ultérieurement, selon une périodicité prévue par arrêté du ministre chargé des personnes âgées et qui ne pourra être inférieure à deux ans, au plus tard au 30 juin de l'année considérée, les conseils départementaux transmettent les données mentionnées au I relatives à l'allocation personnalisée d'autonomie et à l'aide sociale à l'hébergement relatives à l'année précédant l'année de leur transmission.

III. – Un arrêté des ministres chargés des personnes âgées et des collectivités territoriales fixe les spécifications techniques de ces données et les modalités de leur transmission. Il détermine la périodicité mentionnée au II au-delà de l'année 2018. Le service destinataire ne peut communiquer à son tour ces données, transmises en application du présent article, que dans les conditions fixées par l'article 7 bis de la loi n° 51-711 modifiée du 7 juin 1951 sur l'obligation, la coordination et le secret en matière de statistiques.

Les conseils départementaux sont autorisés à créer des traitements de données à caractère personnel pour l'attribution, la gestion et le contrôle d'effectivité de l'allocation personnalisée d'autonomie mentionnée à l'article L. 232-1 et de l'aide sociale prévue à l'article L. 231-4.

Ces traitements ont pour finalités :

1° L'évaluation de la situation et des besoins des personnes âgées, ainsi que, le cas échéant, de leurs proches aidants, en vue de déterminer leur degré de perte d'autonomie, leur éligibilité à l'allocation personnalisée d'autonomie, le contenu de leur plan d'aide et les évolutions de ces situations et besoins, ainsi que ceux, le cas échéant, de leurs proches aidants ;

2° L'évaluation de leurs ressources et, dans le cas de l'aide sociale à l'hébergement, celles de leurs obligés alimentaires, en vue du calcul de leurs droits à l'allocation concernée ;

3° La notification des décisions relatives à l'allocation personnalisée d'autonomie et à l'aide sociale à l'hébergement, le paiement de l'une et l'autre de ces aides aux bénéficiaires ou aux services, établissements et prestataires intervenant à leur profit ;

4° Le suivi des interventions des services du conseil départemental auprès des demandeurs et des bénéficiaires ;

5° La facilitation des échanges avec d'autres conseils départementaux ou d'autres institutions nécessaires à l'appréciation des droits des demandeurs et bénéficiaires ;

6° L'utilisation des informations nécessaires au suivi et au traitement des procédures amiables, recours gracieux et actions contentieuses ;

7° La réalisation du contrôle de l'utilisation des prestations ;

8° La connaissance de la population des demandeurs et bénéficiaires de l'allocation personnalisée d'autonomie et des demandeurs et bénéficiaires de l'aide sociale à l'hébergement à des fins de pilotage départemental ;

9° L'amélioration du parcours de santé des bénéficiaires de l'allocation personnalisée d'autonomie et de l'aide sociale à l'hébergement, notamment dans le cadre de la méthode mentionnée à l'article L. 113-3 et des plates-formes territoriales d'appui à la coordination des parcours de santé complexes prévues à l'article L. 6327-2 du code de la santé publique ;

10° La constitution d'échantillons statistiquement représentatifs prévue à l'article L. 232-21-2, visant à rendre possible l'étude des situations et des parcours des personnes y compris lorsqu'elles changent de département.

Pour la mise en œuvre des finalités définies à l'article R. 232-40, les conseils départementaux collectent, tiennent à jour et conservent les données individuelles relatives aux demandeurs et aux bénéficiaires de l'allocation personnalisée d'autonomie et aux demandeurs et aux bénéficiaires de l'aide sociale à l'hébergement portant sur :

1° En ce qui concerne les demandeurs et les bénéficiaires de l'allocation personnalisée d'autonomie :

a) Le numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques (NIR) créé par le décret du 22 janvier 1982 relatif au répertoire national d'identification des personnes physiques et celui ou ceux qui lui auraient été précédemment attribués ou, pour les personnes en instance d'attribution d'un numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques, un numéro d'identification d'attente (NIA) ;

b) L'identité de la personne : nom de naissance, le cas échéant nom d'usage, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, le cas échéant date de décès ;

c) L'adresse du lieu de résidence, et si elle est différente, celle du domicile habituel de la personne ;

d) Le cas échéant, le département du domicile de secours de la personne ;

e) La situation de famille de la personne ;

f) Les catégories de ressources de la personne et leur montant ;

g) Le cas échéant, le régime de protection juridique de la personne et l'identité et les coordonnées de la ou les personnes chargées à son égard d'une mesure de protection juridique avec représentation ;

h) Le cas échéant, l'identité (nom de naissance, le cas échéant nom d'usage, prénoms) et les coordonnées (adresse postale et numéros de téléphone) des proches aidants ;

i) Le cas échéant, le numéro d'identification au fichier national des établissements sanitaires et sociaux (FINESS) et les caractéristiques de l'établissement dans lequel elle est hébergée ;

j) Les informations relatives à la première demande du bénéficiaire, à la décision d'attribution afférente, aux éventuelles demandes ultérieures d'allocation ou de révision, ainsi qu'à la cessation du droit ;

k) Les informations relatives, le cas échéant, à la date et à la nature des recours amiables et contentieux engagés contre les décisions relatives à l'allocation personnalisée d'autonomie et aux suites qui leur sont données ;

l) Les informations relatives aux évaluations prévues à l'article L. 232-6 dont la personne a bénéficié depuis sa première demande, incluant son classement en groupe-iso-ressource au regard de la grille fixée à l'annexe 2-1, la cotation des variables prévues par cette grille et les données recueillies dans le cadre de ces évaluations prévues par le référentiel fixé par l'arrêté pris en application de l'article L. 232-6 ;

m) L'activité de l'équipe mentionnée à l'article L. 232-6, notamment en matière d'évaluation des situations et des besoins, d'instruction des demandes et de mise en œuvre des décisions prises, dont le nom et la fonction de chaque évaluateur ;

n) La nature, le volume et les montants des aides prévues dans le plan d'aide notifié au bénéficiaire, ou attribuées le cas échéant à titre complémentaire au bénéficiaire par le conseil départemental ;

o) Les montants versés, les modalités de leur versement, la nature des dépenses couvertes les volumes correspondants, et la participation financière du bénéficiaire pour les différentes aides humaines, aides non humaines régulières ou ponctuelles, et aides pour le répit ou le relais des proches aidants ;

2° En ce qui concerne les demandeurs et les bénéficiaires de l'aide sociale à l'hébergement :

a) Le numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques (NIR) créé par le décret du 22 janvier 1982 relatif au répertoire national d'identification des personnes physiques et celui ou ceux qui lui auraient été précédemment attribués ou, pour les personnes en instance d'attribution d'un numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques, un numéro d'identification d'attente (NIA) ;

b) L'identité de la personne : nom de naissance, le cas échéant nom d'usage, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, le cas échéant date de décès ;

c) L'adresse du lieu de résidence de la personne, et celle du son domicile antérieur ;

d) Le cas échéant le département du domicile de secours ;

e) Le cas échéant, le régime de protection juridique de la personne et l'identité et les coordonnées de la ou les personnes chargées à son égard d'une mesure de protection juridique avec représentation ;

f) La situation de famille et la situation patrimoniale de la personne ;

g) Le numéro d'identification au fichier national des établissements sanitaires et sociaux (FINESS) et les caractéristiques de son établissement ;

h) Les informations relatives à la première demande du bénéficiaire, à la décision d'attribution afférente, aux demandes et décisions ultérieures ainsi qu'à la cessation du droit ;

i) Les éléments pris en compte pour le calcul et les montants attribués, ainsi que le montant de la participation du bénéficiaire et de celle de ses obligés alimentaires aux frais d'hébergement en établissement ;

j) Les informations relatives, le cas échéant, à la date et à la nature des recours engagés contre les décisions relatives à l'aide et aux suites qui leur sont données ;

k) Les informations relatives au recouvrement sur la succession, sur le légataire, sur le donataire ou sur le bénéficiaire d'un contrat d'assurance vie dont a fait l'objet l'aide attribuée.

Les conseils départementaux vérifient le numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques fourni par les demandeurs de l'allocation personnalisée d'autonomie et de l'aide sociale à l'hébergement.

Les données utilisées par les traitements mentionnés à l'article R. 232-40 sont issues des informations :

1° Transmises par les demandeurs et les bénéficiaires de l'allocation personnalisée d'autonomie et ceux de l'aide sociale à l'hébergement ou recueillies auprès d'eux ou auprès de leurs aidants, notamment dans le cadre du dossier de demande d'allocation personnalisée d'autonomie et des pièces justificatives fournies par les demandeurs prévues à l'annexe 2-3 ainsi que de l'évaluation prévue à l'article L. 232-6 ;

2° Transmises le cas échéant par la direction générale des finances publiques en application des dispositions de l'article L. 153 A du livre des procédures fiscales ;

3° Provenant de la consultation du répertoire national commun de protections sociale (RNCPS) prévu à l'article L. 114-12-1 du code de la sécurité sociale ;

4° Transmises aux conseils départementaux, à leur demande, par les organismes mentionnés à l'article L. 232-16.

Peuvent accéder au traitement de données, dans la limite de leurs attributions et de leur besoin d'en connaitre, les personnels des administrations et organismes intervenant dans l'attribution, la gestion ou le contrôle de l'allocation personnalisée d'autonomie et de l'aide sociale à l'hébergement mentionnés ci-après, individuellement désignés et habilités par l'autorité responsable de ces administrations et organismes :

1° A l'exclusion des informations médicales et dans la limite de leurs attributions, les agents des conseils départementaux ;

2° Pour l'ensemble des informations, y compris à caractère médical, les membres de l'équipe médico-sociale prévue à l'article L. 232-3 ;

3° Le cas échéant les professionnels des organismes mentionnés au deuxième alinéa de l'article L. 232-13 auxquels le conseil départemental a confié tout ou partie de la mise en œuvre de l'allocation personnalisée d'autonomie. Dans ce cas, la convention conclue avec l'organisme définit les opérations que celui-ci est autorisé à réaliser à partir des données à caractère personnel auxquelles il a accès, ainsi que les engagements qu'il prend pour garantir leur sécurité et leur confidentialité, en particulier l'interdiction d'utiliser les données à d'autres fins que celles indiquées par la convention, ces fins devant elles-mêmes respecter les finalités mentionnées à l'article R. 232-40 ;

4° Les agents des centres communaux d'action sociale pour les demandes d'aide sociale à l'hébergement dans le cadre des dispositions de l'article L. 131-1 ;

5° Dans les mêmes conditions qu'aux 1°, 2° et 3°, les agents du conseil départemental, les membres de l'équipe médico-sociale et, le cas échéant, les professionnel des organismes mentionnés au deuxième alinéa de l'article L. 232-13 du département dont dépend la nouvelle résidence d'un bénéficiaire de l'allocation personnalisée d'autonomie ou de l'aide sociale à l'hébergement qui change de département de résidence.

Sont destinataires des informations strictement nécessaires à l'exercice de leur mission et dans la limite de leurs attributions les personnels des administrations et organismes intervenant dans l'accompagnement des personnes âgées mentionnés ci-après, individuellement désignés et habilités par l'autorité responsable de ces administrations et organismes :

1° Les agents des maisons départementales des personnes handicapées, pour le traitement des demandes relatives à la carte mobilité inclusion prévue à l'article L. 241-3 ;

2° Les agents des caisses gestionnaires d'un régime d'assurance retraite, dans le cadre des dispositions de l'article L. 113-2-1 et des III et IV de l'article R. 232-7 ;

3° Les agents des organismes mentionnés au III de l'article R. 232-7, pour l'attribution d'aides complémentaires aux bénéficiaires de l'allocation personnalisée d'autonomie ;

4° Les professionnels intervenant dans le cadre de la méthode prévue à l'article L. 113-3 et des plates-formes territoriales d'appui à la coordination des parcours de santé complexes prévues à l'article L. 6327-2 du code de la santé publique ;

5° Les responsables des services d'aide et d'accompagnement à domicile relevant du 6° du I de l'article L. 312-1 pour la mise en œuvre des plans d'aide des bénéficiaires de l'allocation personnalisée d'autonomie, sous réserve de l'accord de la personne.

Les conseils départementaux conservent les données relatives à un demandeur ou un bénéficiaire, y compris le numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques, pendant six ans après la cessation de son droit à la prestation, ou après l'intervention d'une décision définitive en cas de contentieux.

Pour répondre aux éléments de finalité mentionnés aux 8° et 10° de l'article R. 232-40, les données relatives aux demandeurs et aux bénéficiaires peuvent être conservées au-delà du délai de 6 ans, liées à un numéro d'anonymat, dans un environnement logique séparé, distinct du traitement permettant la gestion de l'allocation personnalisée d'autonomie et de l'aide sociale à l'hébergement.

Conformément aux dispositions de l'article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, les personnes auxquelles les données mentionnées à l'article R. 232-41 se rapportent sont informées, dans le cadre de la notification de la décision d'attribution de l'allocation personnalisée d'autonomie ou de l'aide sociale à l'hébergement, de la finalité poursuivie par le traitement, de l'identité de son responsable, des catégories de destinataires des données, ainsi que de la durée de conservation de ces données.

Les personnes auxquelles les données mentionnées à l'article R. 232-41 se rapportent sont informées des modalités d'exercice de leurs droits d'accès et de rectification des données les concernant, prévus par les articles 39 et 40 de la loi du 6 janvier 1978, au moyen d'une information figurant sur les sites internet des conseils départementaux, ainsi que dans les formulaires de demande d'allocation personnalisée d'autonomie et d'aide sociale à l'hébergement.

Les demandeurs et les bénéficiaires de l'allocation personnalisée d'autonomie et les demandeurs et les bénéficiaires de l'aide sociale à l'hébergement peuvent exercer leurs droits d'accès et de rectification des données, prévus aux articles 39 et 40 de la loi du 6 janvier 1978, auprès du président du conseil départemental dont ils relèvent.

Les agents mentionnés aux articles R. 232-44 et R. 232-45 sont informés des modalités d'exercice de leur droit d'accès aux données les concernant par leur employeur.

Le droit d'opposition prévu par l'article 38 de la loi du 6 janvier 1978 ne s'applique pas aux traitements dont la création est autorisée par l'article R. 232-40.

Des mesures de protection physiques et logiques sont prises pour assurer la sécurité du traitement des données, empêcher toute utilisation détournée ou frauduleuse, notamment par des tiers non autorisés, et préserver leur intégrité.

L'accès au traitement des données n'est ouvert qu'aux agents nommément désignés et pour les seules opérations auxquelles ils sont habilités. Les accès individuels à l'application s'effectuent par un dispositif sécurisé dans le respect des référentiels prévus à l'article L. 1110-4-1 du code de santé publique.

Les données d'identification des agents mentionnés aux articles R. 232-44 et R. 232-45 ayant accédé aux données sont conservées pendant une durée de trois mois après leur dernière connexion au traitement.

En application des dispositions du IV de l'article 26 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, le responsable de chacun des traitements de données autorisés sur le fondement de l'article R. 232-40 adresse à la Commission nationale de l'informatique et des libertés, préalablement à sa mise en œuvre, un engagement de conformité aux dispositions des articles R. 232-40 à R. 232-48 dans les conditions fixées par l'article 8 du décret du 20 octobre 2005 modifié pris pour l'application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978.