Les entreprises doivent soit délivrer les polices sous un numérotage continu pouvant comprendre plusieurs séries, sans omission ni double emploi, les avenants successifs étant rattachés à la police d'origine, soit affecter aux assurés ou sociétaires des numéros continus répondant aux mêmes exigences.

Les informations relatives à ces documents doivent être à tout moment d'un accès facile et comporter au moins les éléments suivants :

- soit numéro de la police ou de l'avenant, soit numéro de l'assuré ou du sociétaire avec toutes les polices ou avenants le concernant ;

- date de souscription, durée du contrat ;

- nom du souscripteur, de l'assuré ;

- éventuellement nom ou code de l'intermédiaire ;

- date et heure de la prise d'effet stipulée au contrat ;

- date et motif de la sortie éventuelle ;

- monnaie dans laquelle le contrat est libellé ;

- catégories et sous-catégories d'assurance définies par arrêté ministériel ;

- montant des limites de garantie, du capital ou de la rente assurée.

Sauf pour les opérations d'assurance maladie et marchandises transportées, les événements, les sinistres faisant jouer ou susceptibles de faire jouer au moins une des garanties prévues au contrat, ou les sorties sont enregistrés dès qu'ils sont connus sous un numérotage continu pouvant comprendre plusieurs séries. Cet enregistrement est effectué par exercice de survenance ou, en transports, par exercice de souscription. Il comporte les renseignements suivants : date et numéro de l'enregistrement, numéro de police, nom de l'assuré, date de l'événement. Il doit en être établi au moins une fois par mois une liste à lecture directe.

Par ailleurs les informations suivantes doivent être portées sur un document pouvant être facilement consulté : numéro de l'enregistrement, numéro de la police et désignation du bureau décentralisé, de l'agence, du courtier ou du courtier-juré dont dépend la police, nom de l'assuré, date de survenance de l'événement, catégories ou sous-catégories de la garantie ou des garanties mises en jeu, nature de l'événement ou du sinistre ou motif de la sortie, désignation des victimes, bénéficiaires ou adversaires, monnaie dans laquelle est libellé le contrat, première estimation et, sauf dans le cas où la société est réglementairement dispensée de la méthode dossier par dossier, évaluations successives des sommes à payer, mention des réclamations en justice, date et montant des paiements effectués (les sommes payées étant ventilées en principal et en frais accessoires), date et montant des recours et sauvetages perçus, évaluations successives des sommes à recouvrer.

Pour chaque catégorie ou groupe de sous-catégories donnant lieu à l'établissement d'un état B.10, B.10 bis ou B.10 ter institué par l'article R. 342-17, sauf pour les sous-catégories maladie et marchandises transportées, les sinistres survenus dans l'exercice inventorié sont portés sur une liste à lecture directe indiquant, outre le numéro d'enregistrement prévu à l'article R. 342-10, les éléments suivants :

- sommes payées au cours de l'exercice ;

- éventuellement évaluation des sommes restant à payer, sauf dans le cas où l'entreprise est réglementairement dispensée de la méthode dossier par dossier, ainsi que les totaux desdits éléments.

Les sinistres survenus au cours des exercices antérieurs et qui n'étaient pas réglés à la fin de l'exercice précédent font l'objet de listes analogues comportant, en outre, les évaluations à la fin de l'exercice précédent.

Les recours ou sauvetages donnent lieu à un traitement parallèle.

Les traités de réassurance, acceptations, d'une part, cessions et rétrocessions, d'autre part, sont enregistrés par ordre chronologique avec les indications suivantes :

- numéro d'ordre du traité ;

- date de signature ;

- date d'effet ;

- durée ;

- nom du cédant, du cessionnaire ou du rétrocessionnaire ;

- nature des risques objet du traité ;

- date à laquelle l'effet prend fin ;

- nature du traité.

Les registres peuvent être tenus à feuillets mobiles.