Les entreprises doivent tenir notamment les registres, livres ou fichiers ci-après :

a) Un livre-journal général, relié, sur lequel sont reportées les récapitulations périodiques des différentes opérations. Le livre-journal est tenu par ordre de dates, sans blanc, lacune ni transport en marge.

b) Un grand-livre général dans lequel sont tenus :

- tous les comptes principaux conformément au chapitre III du présent titre ;

- les autres comptes nécessaires à l'établissement du bilan, du compte d'exploitation et du compte de pertes et profits.

La tenue au grand-livre de tous les comptes divisionnaires ou sous-comptes dérivés d'un même compte de rang supérieur dispense d'y ouvrir ce dernier.

La tenue des comptes divisionnaires et celle des sous-comptes nécessaires à l'établissement des états prévus à l'article R. 342-17 est également obligatoire, sous une forme laissée au libre choix des entreprises.

Les entreprises désireuses de pousser leurs écritures au-delà de ces comptes obligatoires doivent utiliser les sous-comptes définis au chapitre III du présent titre, avec leur numéro et intitulé.

c) Un livre des balances trimestrielles de vérification donnant au dernier jour de chaque trimestre civil la récapitulation des soldes de tous les comptes ouverts au grand-livre général ; chaque balance doit être arrêtée dans les trois mois suivant ce jour.

d) Un livre relié des inventaires annuels, sur lequel sont transcrits les résultats de ceux-ci, comme il est prévu à l'article 9 du code de commerce.

e) Un dossier des opérations d'inventaire réunissant les documents justificatifs des chiffres d'inventaire, du bilan, du compte d'exploitation et du compte de pertes et profits, ou les références permettant de retrouver immédiatement ces documents.

f) Un ou plusieurs livres de caisse donnant le solde en caisse journalier, le dépouillement et la classification des entrées et des sorties.

g) Des livres de banques et de chèques postaux tenus comme les livres de caisse.

h) Des relevés journaliers du montant des avoirs de trésorerie :

caisse, banques et chèques postaux.

Le livre de caisse, les livres de banques et de chèques postaux donnent les totaux par mois et la récapitulation depuis le début de l'exercice. Ils peuvent être tenus en un seul document.

Les données des registres auxiliaires ou des documents en tenant lieu doivent être récapitulées périodiquement et au moins une fois par mois.

Les titres mobiliers, immeubles et prêts font l'objet d'un inventaire permanent qui repose sur la tenue de relevés individuels et de registres des mouvements.

a) Les relevés individuels sont établis, dans l'ordre prévu au plan comptable, sur un registre ou sur des fiches ; à chaque intitulé de valeurs est réservé un feuillet ou une fiche.

Les indications à y porter sont :

- pour les valeurs mobilières : la désignation du titre, les dates d'entrée ou de sortie, le nombre des titres achetés, vendus ou remboursés, les soldes en nombre, les prix d'achat nets des frais d'acquisition, les prix de vente ou de remboursement, les prix de sortie, les soldes en valeur ainsi que la date de livraison des titres et celle du règlement financier. Les numéros des titres peuvent être reproduits soit sur le relevé, soit sur un inventaire séparé. Les inscriptions doivent être faites le lendemain au plus tard de la réception de l'avis d'achat ou de vente délivré par l'intermédiaire ou de l'accord de la contrepartie, et, pour les remboursements sur annuités ou sur titres, au plus tard, le lendemain de l'encaissement ;

- pour les immeubles : la date des opérations ; à l'entrée, les sommes effectivement versées ventilées s'il y a lieu en paiements en principal et frais d'acquisition ; à chaque inventaire, les amortissements correspondants ; à la vente, le prix de vente et les sommes effectivement encaissées. Le feuillet ou la fiche est créé dès la signature de l'acte d'achat ou de promesse d'achat ou dès le prononcé de l'adjudication. Les promesses de vente sont mentionnées dès la naissance des engagements ;

- pour les prêts : la désignation du placement, la date et le prix d'entrée, le taux d'intérêt, la date de paiement des intérêts, la date du remboursement total ou des échéances des remboursements partiels ainsi que, pour les prêts hypothécaires, la valeur du gage au jour de la conclusion du prêt. Le montant des remboursements est inscrit au plus tard le lendemain de leur encaissement. En cas de retard de plus de trois mois dans les paiements stipulés, mention en est portée sur le feuillet ou la fiche ;

- pour les valeurs remises par les réassureurs ou par d'autres personnes physiques ou morales : en plus des indications analogues, le nom du déposant ;

- pour les valeurs qui ne sont pas au siège social de l'entreprise : le lieu de dépôt.

Les placements affectés par l'entreprise à la représentation des provisions mathématiques de rentes constituées en accidents du travail font l'objet d'une mention spéciale.

b) Les mouvements sont transcrits sur un ou plusieurs registres ; il est tenu un relevé distinct par catégorie de valeurs immobilisées ou de comptes financiers faisant l'objet d'un compte principal du plan comptable. Ces transcriptions sont passées sans délai ; toutefois celles afférentes aux placements autres que les valeurs mobilières peuvent n'être portées qu'à la fin de chaque mois. Pour chaque opération sont mentionnés la date, le nombre et la désignation des valeurs et le montant soit de l'entrée soit de la sortie ; le solde des valeurs doit pouvoir être déterminé à toute époque et doit être effectivement tiré au moins une fois par mois. Les achats et les ventes d'immeubles sont portés dès l'existence des engagements ; les promesses d'achats ou de ventes, les achats et ventes subordonnés à une condition non encore réalisée sont mentionnés pour mémoire.

En outre un registre relié, tenu par ordre de dates, reçoit mensuellement le report des soldes des divers comptes et celui des écritures d'ordre, les promesses d'achat ou de vente étant réinscrites chaque mois jusqu'à extinction des engagements ; les reports sont visés, pour certification, mensuellement par le directeur et au moins trimestriellement par le président du conseil d'administration ou, dans le cas mentionné par l'article 118 de la loi n° 66-537 du 24 juillet 1966 sur les sociétés commerciales, par le président du directoire ou le directeur général unique.

c) Les entreprises qui tiennent un registre des "entrées de valeurs" et un registre des "sorties de valeurs" permettant de tenir constamment à jour un compte "Placements en cours de règlement" ne sont pas astreintes à porter les placements non encore réglés sur les fiches ni dans les comptes prévus aux a et b ci-dessus. Le solde du compte "Placements en cours de règlement" est inscrit mensuellement sur le registre des mouvements.