Toute personne qui se propose d'occuper du personnel quelqu'en soit l'importance, dans un établissement mentionné à l'article L. 200-1 doit, avant d'occuper ce personnel, en faire la déclaration.

Une déclaration préalable doit en outre être faite :

1. Si un établissement, ayant cessé d'occuper du personnel pendant six mois au moins, se propose d'en occuper à nouveau ;

2. Si un établissement occupant du personnel change d'exploitant ;

3. Si un établissement occupant du personnel est transféré dans un autre emplacement ou s'il est l'objet d'extension ou de transformation entraînant une modification dans les industries ou commerce exercés.

Les chefs des établissements, autres que ceux employant des salariés définis à l'article 992 du code rural, affichent les heures auxquelles commence et finit le travail ainsi que les heures et la durée des repos.

Lorsque la durée du travail est organisée sous forme de cycles au sens de l'article L. 212-5 ou lorsque les dispositions de l'article L. 212-8 sont mises en oeuvre dans l'entreprise, l'affichage prévu à l'alinéa précédent doit comprendre la répartition de la durée du travail dans le cycle ou le programme indicatif de la modulation mentionné au 4° de l'article L. 212-8-4.

Lorsque tous les salariés occupés dans un service ou un atelier ne travaillent pas selon le même horaire collectif, les chefs d'établissement doivent établir les documents nécessaires au décompte de la durée de travail, des repos compensateurs acquis et de leur prise effective, pour chacun des salariés concernés. Les délégués du personnel peuvent consulter ces documents.

Dans les établissements définis à l'article L. 200-1 et dans les établissements agricoles où sont occupés des salariés, il est tenu un registre unique du personnel sur lequel doivent figurer, dans l'ordre d'embauchage, les noms et prénoms de tous les salariés occupés par l'établissement à quelque titre que ce soit. Ces mentions sont portées sur le registre au moment de l'embauchage et de façon indélébile.

Les indications complémentaires qui doivent être mentionnées sur ce registre soit pour l'ensemble des salariés, soit pour certaines catégories seulement, sont définies par voie réglementaire.

Le registre du personnel est tenu à la disposition des délégués du personnel et des fonctionnaires et agents chargés de veiller à l'application du présent code et du code de la sécurité sociale.

Dans tous les lieux de travail dépendant des établissements mentionnés à l'alinéa premier du présent article, l'employeur est tenu d'effectuer la déclaration prévue à l'article L. 320.

Les chefs des établissements relevant des dispositions du titre III du livre II tiennent un registre sur lequel sont portés ou auquel sont annexées les observations et mises en demeure formulées par l'inspecteur du travail et relatives à des questions d'hygiène, de sécurité, de médecine du travail et de prévention des risques.

Les registres sont conservés pendant cinq ans.

Le registre est tenu constamment à la disposition des inspecteurs du travail. Il est présenté, sur leur demande, aux agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale lors de leurs visites.

Les membres des comités d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail et, à défaut de comité, les délégués du personnel, peuvent consulter ce registre.

Les chefs des établissements relevant des dispositions du titre III du livre II sont tenus d'afficher, dans des locaux normalement accessibles aux salariés, l'adresse et le numéro d'appel :

- du médecin du travail ou du service médical du travail compétent pour l'établissement ;

- des services de secours d'urgence ;

- de l'inspection du travail compétente, et le nom de l'inspecteur compétent.

Les attestations, consignes, résultats et rapports relatifs aux vérifications et contrôles mis à la charge des employeurs au titre de l'hygiène et de la sécurité du travail sont datés et mentionnent l'identité de la personne ou de l'organisme chargé du contrôle ou de la vérification et celle de la personne qui a effectué le contrôle ou la vérification.

Les inspecteurs du travail et les agents du service de prévention des organismes de sécurité sociale peuvent se faire présenter ces documents au cours de leurs visites.

Ces documents sont communiqués, dans des conditions fixées par voie réglementaire, aux membres des comités d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail, aux délégués du personnel, au médecin du travail et, le cas échéant, aux représentants des organismes professionnels d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail créés en application du 4° de l'article L. 231-2 du présent code.

Sauf dispositions particulières fixées par voie réglementaire, doivent être conservés les documents concernant les vérifications et contrôles des cinq dernières années et, en tout état de cause, ceux des deux derniers contrôles ou vérifications.

Dans le cas où il est prévu que les informations énumérées au premier alinéa ci-dessus doivent figurer dans des registres distincts, les employeurs sont de plein droit autorisés à réunir ces informations dans un registre unique lorsque cette mesure est de nature à faciliter la conservation et la consultation de ces informations.

Des décrets pris après consultation des organisations syndicales les plus représentatives des employeurs et des salariés adaptent, pour certaines branches professionnelles ou certains types d'entreprises, les prescriptions relatives à la tenue des registres et documents et aux obligations d'affichage qui résultent du présent code ou des lois et règlements relatifs au régime du travail.

Dans les conditions et limites fixées par ces décrets, les entreprises peuvent déroger à la tenue de certains registres pour tenir compte du recours à d'autres moyens, notamment informatiques, lorsque des garanties de contrôle équivalentes sont maintenues.

Lorsque les délégués de personnel ou les comités d'hygiène et de sécurité tiennent de la loi un droit d'accès aux registres concernés, les employeurs doivent les consulter préalablement à la mise en place d'un support de substitution.