Les chefs de juridiction sont responsables du fonctionnement de celle-ci. A ce titre, ils exercent leur autorité et un contrôle hiérarchique sur le greffier en chef, dans les conditions définies au présent chapitre. Ils ne peuvent toutefois se substituer à lui dans l'exercice de ses fonctions.

Le directeur de greffe, greffier en chef ou secrétaire en chef de parquet autonome, dirige l'ensemble des services administratifs du greffe ou du secrétariat de parquet autonome ; il est responsable de leur fonctionnement. Il définit et met en oeuvre les mesures d'application des directives générales qui lui sont données par les chefs de juridiction. Il tient ces derniers informés de ses diligences.

Le greffier en chef et, le cas échéant, le secrétaire en chef du parquet participent à la préparation du projet de budget.

Sous le contrôle des chefs de juridiction, le greffier en chef :

1° Gère les crédits de fonctionnement de la juridiction ;

2° Est chargé de l'acquisition, de la conservation et du renouvellement du matériel et du mobilier, ainsi que de la documentation ;

3° Fait assurer et surveille l'entretien courant des locaux.

Les demandes d'attribution de mobilier, matériel technique et autres équipements spéciaux non financées sur les crédits propres de la juridiction sont préparées par le greffier en chef et transmises par les chefs de juridiction qui peuvent les assortir de leurs observations ou avis.

Sous réserve des dispositions d'ordre statutaire propres à chacune des catégories de personnel intéressées, et en se conformant aux dispositions en vigueur, le greffier en chef assure la gestion du personnel du secrétariat-greffe et l'organisation générale du service de celui-ci.

Le greffier en chef est chargé de tenir les documents et les différents registres prévus par les textes en vigueur et celui des délibérations de la juridiction.

Il est dépositaire, sous le contrôle des chefs de la juridiction, des minutes et archives dont il assure la conservation ; il délivre les expéditions et copies et a la garde des scellés et de toutes sommes et pièces déposées au greffe. Il tient la comptabilité administrative des opérations prévues au présent chapitre.

L'établissement et la délivrance des reproductions de toute pièce conservée dans les services de la juridiction ne peuvent être assurés que par le greffier en chef.

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Selon les besoins du service, le greffier en chef peut désigner sous sa responsabilité un ou plusieurs agents du secrétariat-greffe pour exercer partie des fonctions qui lui sont attribuées aux articles précédents.

Lorsque le greffier en chef est absent ou empêché, sa suppléance est assurée par le greffier en chef adjoint. S'il existe plusieurs greffiers en chef adjoints, le greffier en chef désigne, dans la première quinzaine du mois qui précède l'année judiciaire, le greffier en chef adjoint ayant vocation à le suppléer. A défaut de greffier en chef adjoint, ou en cas d'absence ou d'empêchement de celui-ci, le greffier en chef désigne un chef de service ou un autre agent du secrétariat-greffe.

Lorsque l'emploi du greffier en chef est vacant, et s'il n'existe aucun ou plusieurs greffiers en chef adjoints, les chefs de juridiction désignent, selon les distinctions prévues à l'alinéa précédent, un fonctionnaire chargé de l'intérim.

Les greffiers en chef adjoints assistent le greffier en chef dans les tâches prévues aux articles R812-2 et R812-3.

Ils peuvent diriger plusieurs services du secrétariat-greffe ou contrôler l'activité de tout ou partie du personnel.

Les chefs de service de secrétariat-greffe sont placés à la tête d'un ou plusieurs services. Ils assistent le greffier en chef en l'absence de greffier en chef adjoint.

Les secrétaires-greffiers sont chargés de coordonner l'exécution des diverses tâches confiées à tout ou partie du personnel du secrétariat-greffe.

Ils peuvent être placés à la tête d'un service lorsque l'importance de celui-ci ne justifie pas que ces fonctions soient confiées à un fonctionnaire appartenant au corps des greffiers en chef.

Dans certains tribunaux d'instance comportant un seul juge, ils peuvent également être chargés des fonctions de greffier en chef.

Le greffier en chef, les greffiers en chef adjoints, les greffiers de chambre de la Cour de cassation, les chefs de services de secrétariat-greffe et les fonctionnaires du corps des greffiers assistent les magistrats à l'audience et dans tous les cas prévus par la loi.

Ils dressent les actes de greffe, notes et procès-verbaux prévus par les codes ; ils procèdent aux formalités pour lesquelles compétence leur est attribuée.

Des personnels appartenant aux catégories C et D de la fonction publique, et, le cas échéant, des auxiliaires et des vacataires concourent au fonctionnement des différents services des secrétariats-greffes.

Ces personnels peuvent, à titre exceptionnel et temporaire, et après avoir prêté le serment prévu à l'article 32 du décret n° 67-472 du 20 juin 1967, être chargés des fonctions énumérées à l'article R812-11 et d'une partie des fonctions énumérées à l'article R812-3. Au-delà d'un délai de quatre mois, ils sont, sur leur demande, déchargés de ces fonctions.

Dans les juridictions dotées d'un secrétariat de parquet autonome, le secrétaire en chef assure, sous l'autorité et le contrôle hiérarchique du chef de parquet et dans les conditions par ailleurs prévues au présent chapitre pour l'exercice des attributions du greffier en chef, la direction d'ensemble des services administratifs du parquet ; il a la responsabilité de leur fonctionnement.

Lorsque le secrétaire en chef est absent ou empêché, il est suppléé par le secrétaire en chef adjoint. S'il existe plusieurs secrétaires en chef adjoints, le secrétaire en chef désigne, dans la première quinzaine du mois qui précède l'année judiciaire, le secrétaire en chef adjoint ayant vocation à le suppléer. A défaut de secrétaire en chef adjoint ou en cas d'absence ou d'empêchement de celui-ci, le secrétaire en chef désigne le chef de service ou l'agent de secrétariat de parquet ayant vocation à le suppléer.

Lorsque l'emploi de secrétaire en chef est vacant, et s'il n'existe pas de secrétaire en chef adjoint, le chef de parquet désigne, selon les distinctions de l'alinéa précédent, un fonctionnaire chargé de l'intérim.

Les secrétaires-greffiers affectés à un secrétariat de parquet autonome en assurent le fonctionnement sous la direction du secrétaire en chef et, le cas échéant, des secrétaires en chef adjoints, chefs de service de secrétariat-greffe et secrétaires-greffiers divisionnaires et avec le concours de personnels appartenant aux catégories C et D de la fonction publique et, éventuellement, d'auxiliaires et de vacataires.

Les chefs de la juridiction décident de la répartition de l'effectif des fonctionnaires entre les services du siège et du parquet. Dans les cours d'appel et les tribunaux de grande instance, la décision est prise, après avis des assemblées mentionnées aux articles R761-16 et R761-27.

L'affectation à l'intérieur des divers services du siège ou du parquet est fixée par le greffier en chef, sous le contrôle des chefs de la juridiction. Toutefois, dans les juridictions dotées d'un secrétariat de parquet autonome, l'affectation à l'intérieur des divers services du parquet est fixée par le secrétaire en chef, sous le contrôle du chef du parquet.

Lorsque le greffier en chef envisage de modifier l'affectation d'un agent exerçant ses fonctions auprès d'un magistrat spécialisé, il doit au préalable recueillir l'avis de ce magistrat.

Selon les besoins du service, les agents des secrétariats-greffes peuvent être délégués dans les services administratifs d'une autre juridiction du ressort de la même cour d'appel.

Cette délégation est prononcée par décision des chefs de cour. Elle ne peut excéder une durée de deux mois. Toutefois, le garde des sceaux, ministre de la justice, peut la renouveler dans la limite d'une durée totale de huit mois.

Les agents délégués dans une autre juridiction perçoivent les indemnités dans les mêmes conditions que celles qui sont prévues pour les fonctionnaires de leur catégorie par le décret n° 90-437 du 28 mai 1990.

Le garde des sceaux, ministre de la justice, désigne, dans chaque cour d'appel, sur proposition du premier président et du procureur général, un ou plusieurs magistrats de la cour chargés de contrôler l'organisation et le fonctionnement des secrétariats-greffes du ressort.

Les heures d'ouverture et de fermeture au public des secrétariats-greffes sont fixées par le premier président de la cour d'appel, après avis des assemblées mentionnées aux articles R761-16 et R761-27. La détermination de ces horaires tient compte, le cas échéant, des particularités locales.